Comment Caluire-et-Cuire a migré sa messagerie Microsoft vers l’alternative open source BlueMind ?
Confrontée à la fin du support de Microsoft Exchange et à l’évolution de son modèle tarifaire, la Ville de Caluire-et-Cuire (Rhône, 44 000 habitants) a choisi de migrer sa messagerie vers la solution française open source BlueMind. Après plusieurs mois de préparation, la bascule a été réalisée à l’été 2026. Un changement qui concernait plus de 700 agents et qui permet notamment à la collectivité d’éviter une forte augmentation de son budget de messagerie. Retour d'expérience.
« Notre décision de quitter Microsoft Exchange répondait à des préoccupations financières et de souveraineté numérique », résume Laurent Crouzet, DSI adjoint de la Ville de Caluire-et-Cuire, la question du renouvellement de la messagerie électronique s’est posée en 2025. La collectivité utilisait alors Microsoft Exchange Server 2016, hébergé sur ses propres serveurs, avec des licences perpétuelles achetées d’occasion. Un modèle économique avantageux, mais remis en question par la fin du support d’Exchange en octobre 2025 et le passage à un système d’abonnement annuel.
La commune disposait déjà d’une certaine expérience du logiciel libre, reconnue par l’obtention du label Territoire numérique libre en 2023. Elle utilise notamment GoFast pour sa gestion documentaire, Firefox comme navigateur et les bases de données PostgreSQL et MariaDB. Elle expérimente également Linux sur certains postes de travail.
Après avoir comparé plusieurs solutions open source et échangé avec des collectivités voisines, notamment Sainte-Foy-lès-Lyon, Caluire-et-Cuire retient BlueMind au printemps 2025, avec l’appui de l’intégrateur lyonnais EORIS. « La proximité de l'éditeur, la réactivité attendue du support et la possibilité de faire remonter nos besoins d'évolution ont pesé dans notre choix », explique Laurent Crouzet.
Trois mois pour préparer la migration
Une première expérimentation est menée jusqu’à fin 2025 auprès d’une dizaine d’utilisateurs issus de différents services. Son bilan, présenté à la direction générale en janvier 2026, permet de valider le projet. Entre mars et juin, la DSI conduit ensuite deux chantiers parallèles : la migration technique et l’accompagnement des agents.
La nouvelle plateforme est installée sur un serveur distinct, en parallèle d’Exchange. Une première reprise massive des données est suivie de synchronisations régulières pour réduire l’interruption de service lors de la bascule. L’opération porte sur environ 3 To de données, avec parfois vingt ans d’historique. Elle nécessite notamment de résoudre des problèmes de compatibilité entre certaines anciennes technologies d’Exchange et BlueMind, ainsi que des anomalies liées au protocole IMAP et aux noms des sous-dossiers.
« Grâce à l'outil de migration proposé par BlueMind et à l'accompagnement d'EORIS, l'opération n'a pas été sensiblement plus complexe qu'une migration entre deux versions d'Exchange », estime Laurent Crouzet.
Préparer les agents au changement
En parallèle, la DSI travaille avec les ressources humaines pour informer et accompagner les 700 agents concernés. Des présentations en visioconférence et en présentiel sont organisées, complétées par des vidéos explicatives et des communications pratiques.
L’enjeu est d’autant plus important que les agents utilisaient auparavant Outlook Web App, le webmail d’Exchange, et doivent désormais s’habituer à une nouvelle interface. Certaines différences fonctionnelles, comme l’absence initiale de clic droit ou de favoris, suscitent des interrogations. La bascule est finalement réalisée en dehors des horaires habituels de travail, avec une assistance renforcée après la mise en service.
« Globalement, le changement a été bien accepté, sans opposition majeure, même si certains agents ont naturellement exprimé des réticences. Notre habitude de communiquer en amont et d'accompagner les évolutions des outils a certainement facilité cette transition », souligne Laurent Crouzet.
Des économies substantielles et quelques ajustements
Quelques mois après la migration, le bilan est plutôt positif, même si plusieurs difficultés ont dû être surmontées. Des problèmes de fonctionnement sur certains smartphones ont été résolus. Le webmail BlueMind s’est également révélé relativement gourmand en ressources, provoquant des ralentissements sur certains postes anciens, disposant de peu de mémoire vive. Ces difficultés tendent à diminuer, mais soulignent l’importance de prendre en compte les performances du parc informatique avant une telle migration. Enfin, l’interface du calendrier reste perfectible. Une refonte est attendue pour l’été 2027.
Sur le plan technique, la collectivité indique avoir récupéré l’intégralité de ses données : messages, pièces jointes, contacts, calendriers, arborescences, droits, partages, délégations et boîtes partagées. « Nous n'avons constaté aucune perte et la couverture fonctionnelle est aujourd'hui quasiment de 100% », se félicite Laurent Crouzet. La DSI a également progressivement acquis son autonomie dans l’administration de la plateforme, notamment pour les opérations de sauvegarde et de restauration, sans devoir nécessairement recourir à des outils tiers payants.
Enfin, le bénéfice financier est significatif. « Notre budget est quatre à cinq fois inférieur à celui qu'aurait représenté le passage à Exchange Subscription Edition », précise le DSI adjoint.
Au final, quel est le premier conseil que donnerait Caluire-et-Cuire à un territoire voulant se lancer dans un projet similaire ? « Notre conseil serait de ne pas sous-estimer l'accompagnement, aussi bien technique qu'humain », indique Laurent Crouzet. « Le choix de l'intégrateur est déterminant. Sans un partenaire solide, une telle migration peut devenir beaucoup plus compliquée. Avec EORIS et BlueMind, nous avons trouvé des interlocuteurs capables de nous accompagner à chaque étape du projet », conclut-il.
