L’offre papier est dès à présent bannie pour les entreprises, pour tout les marchés publics supérieurs à 25 000 euros hors taxes. Les démarches doivent passer par les places de marché en ligne, et ce tout au long de la procédure, jusqu’à l’attribution dudit marché.
Les obligations de dématérialisations concernent aussi bien les entreprises que les acheteurs. Ces derniers doivent par exemple accepter le DUME. Ce Document Unique de Marché Européen est un formulaire type de candidature. Il est interopérable et réutilisable. De même, dans un souci de transparence, l’acheteur est tenu de publier les données essentielles des marchés publics. Cela vaut depuis le 1er octobre mais tous les acteurs du marché public ont dû effectuer des changements en amont, afin d’être prêts à se plier aux obligations prévues par la réforme. Celle-ci demande notamment la mise à disposition gratuite des documents de consultation, l’envoi des candidatures et des offres par voie électronique et un échange dématérialisé avec les entreprises, que ce soit pour les questions et réponses ou pour les diverses notifications de décision, comme une lettre de rejet.
Le profil d’acheteur, outil indispensable
Ces impératifs amènent des contraintes pour les collectivités, surtout les petites structures. Car la transition numérique demande un minimum d’équipement technologique. Une fois en place, le matériel est censé assurer un gain de temps, une sécurisation et une meilleure détection des anomalies. Cela permet aussi d’homogénéiser les pratiques. La facture d’impression est sensiblement moindre d’après les structures qui ont déjà mis le papier aux oubliettes. Pour minimiser les contraintes et permettre les avantages, ce passage à l’ère numérique nécessite un accompagnement.
C’est dans ce but que le syndicat mixte Cogitis et l’association Adullact ont décidé de collaborer. Cogitis accompagne les collectivités publiques dans le développement informatique. « On s’est demandé comment faciliter l’accès des collectivités aux obligations de la réforme » explique une consultante du syndicat mixte. Réponse : Cogitis a lancé son profil d’acheteur, grâce à la plate-forme de dématérialisation Web-marché de l’Adullact. Le profil d’acheteur regroupe, pour chaque acteur public, ses offres et les documents auxquels les entreprises pourront accéder. Il est disponible via une plate-forme sécurisée en ligne, qui centralise tous les outils nécessaires. Elle peut être privée ou mutualisée. Il peut arriver, par exemple, qu’un département concède l’utilisation de sa plate-forme à différentes communes. Web-marché, logiciel libre de droits, a pour but de compléter l’offre de services MutualiTIC, développée par Cogitis. C’est un bouquet de services à la carte, dont plusieurs concernent la dématérialisation. Désormais, seuls les tout petits achats échappent encore à la dématérialisation.
